Toimittajatarkastusprosessimme kulissien takana
Tavallinen toimittaja-auditointiprosessimme on avainasemassa, kun ohjaamme toimittajiamme kohti parempaa kestävyyttä, sosiaalista vastuuta ja työturvallisuutta. Nämä tarkastukset varmistavat, että toimittajamme toimivat eettisten periaatteidemme mukaisesti. Ne auttavat meitä saavuttamaan tavoitteemme nettonollapäästöistä vuoteen 2050 mennessä koko arvoketjussamme. Tässä artikkelissa Lindströmin kestävän hankinnan johtaja Kristiina Tiilikainen kertoo lisää auditointiprosessista. Miksi teemme auditointeja, mitä prosessi sisältää ja miten tarkastukset hyödyttävät toimittajiamme, asiakkaitamme ja organisaatiotamme?
Sääntely kiristyy, ja me Lindströmillä olemme myös asettaneet erittäin kunnianhimoiset kestävyystavoitteet. Koska olemme osa Science Based Targets Initiative (SBTi) hanketta, on tärkeää, että meillä on kestävän kehityksen vaatimukset täyttäviä toimittajia. Se auttaa meitä saavuttamaan nettonollatavoitteemme.
Director, Sustainable Procurement Kristiina Tiilikainen
Miksi teemme toimittaja-auditointeja?
Lindström on oikeudenmukainen ja vastuullinen työnantaja. Lindström vaatii myös kaikilta alihankkijoiltaan ja yhteistyökumppaneiltaan näiden samojen periaatteiden noudattamista. Ne on esitetty eettisissä toimintaohjeissamme.
Jotta voimme varmistaa, että toimittajamme noudattavat eettisiä periaatteitamme ja että voimme muodostaa vahvoja toimittajasuhteita, Lindströmin hankintatiimit tekevät auditointeja kaikille suurille toimittajille ennen uuden yhteistyön aloittamista. Lisäksi auditoimme suurimmat ja tärkeimmät toimittajamme kolmen vuoden välein. Teemme vuosittain keskimäärin yli 20 toimittaja-auditointia.
Ilman toimittajiamme emme voisi tarjota kestäviä ratkaisuja eri toimialoilla toimiville asiakkaille. Kristiina kertoo: ”Haluamme olla vastuullisia, luotettavia ja kestäviä kumppaneita. Meidän on siis varmistettava, että toimittajamme noudattavat kansainvälisiä määräyksiä ja sääntöjä, jotka koskevat sosiaalista vastuuta, ympäristövastuuta, terveyttä ja työntekijöiden hyvinvointia.”
Näiden kattavien auditointien lisäksi teemme vuosittaisia toimittaja-arviointeja. Jos toimittajan kokonaispistemäärä jää vaadittavan tason alle auditoinnissa tai arvioinnissa, laadimme yhteistyössä kehityssuunnitelman toimittajan suorituksen parantamiseksi.
Katsaus toimittaja-auditointiprosessiin
Kristiina esittelee meille Lindströmin tyypillisen toimittaja-auditointiprosessin.
Vaihe 1 – auditointiasiakirjan lähettäminen
Lähetämme toimittajalle auditointiasiakirjan vähintään kaksi viikkoa ennen tarkastusta. Annamme toimittajalle aikaa käydä kysymykset läpi ja kerätä vastauksia. Kysymyksiin ei voi vastata vain yksi henkilö, vaan vastaamassa on oltava henkilöitä henkilöstöosastolta, laatuosastolta, tuotannosta ja yritysjohdosta.
Auditointiasiakirjan sisältämiä aiheita ovat esimerkiksi:
1. Laatujärjestelmä
2. Ympäristö
3. Turvallisuus ja riskienhallinta
4. Työterveys ja -turvallisuus
5. Sosiaalinen vastuu ja työllistämiskäytännöt
6. Tuotetiedot ja sertifiointi
7. Tilaus- ja tuotantoprosessi
8. Tuotanto- ja reklamaatioprosessi
9. Laadunvalvonta
10. Säilytys
11. Toimitukset ja laskut
Kysymyksemme on räätälöity tarkastuksen kohteena olevan toimittajan mukaan. Vaikka jotkin näkökohdat, kuten sosiaaliseen vastuuseen liittyvät asiat, ovat yleismaailmallisia, yksityiskohdat vaihtelevat toimittajan tuotantolaitoksen mukaan. Esimerkiksi saastetasojen tarkastus ei välttämättä ole oleellista ompelulaitoksessa, mutta tekstiilinvalmistajan tarkastuksessa tutkimme, miten yritys käsittelee kemikaaleja ja jätevettä.
Vaihe 2 – käynti tuotantolaitoksessa
Kun tarkastamme pääasiallisia toimittajiamme, periaatteenamme on käydä henkilökohtaisesti toimittajan tuotantolaitoksissa. Näiden käyntien aikana käymme tarkastusasiakirjan läpi yhdessä johtoryhmän kanssa. Kysymme myös mahdollisia jatkokysymyksiä.
Kristiina näkee nämä tarkastukset mahdollisuutena jakaa toimittajillemme innoitukseksi tietoa siitä, miten Lindström edistää oikeudenmukaisia ja kestäviä käytäntöjä. Hän kertoo: ”Näiden tarkastusten aikana emme järjestä toimittajillemme kolmannen asteen kuulustelua – kyse on enemmänkin keskustelusta.
Käytän näitä tarkastuksia mahdollisuutena vertailevaan analyysiin. Meillä on tärkeitä toimittajia, jotka ovat Lindströmiä pienempiä. Niillä ei välttämättä ole aikaa miettiä kaikkia menettelytapoja tai käytäntöjä, jotka niillä voisi olla. Ihmiset todella kuuntelevat ja ovat tarkkaavaisia näiden tarkastusten aikana. Näet, että heidän silmänsä alkavat loistaa, kun he innostuvat jostakin uudesta, mitä he voisivat alkaa tehdä.”
Vaihe 3 – tietojen varmentaminen
Keskustelun jälkeen käymme tuotantoyksiköt läpi varmentaaksemme niiden jakamien tietojen oikeellisuuden. Jos yksikössä on esimerkiksi sanottu, että turvallisuusohjeet ovat aina koneiden vieressä, tarkastamme, pitääkö se paikkansa.
Näiden läpikäyntien aikana tarkastamme kaikki tuotannon osa-alueet. Käsittelemme kaikki terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät huolenaiheet, kuten ensiapupakkausten saatavuuden varmistamisen, esteettömät uloskäynnit ja työntekijöiden juomaveden saannin.
Vaihe 4 – kehitysehdotusten laatiminen
Kun olemme vierailleet toimittajamme luona, yhdistämme tarkastustulokset ja laadimme kehitysehdotuksia. Kutsumme toimittajamme tulostensa katselmointiin ja seuraamme toimittajan edistymistä helppokäyttöisen ohjelmistoalustan avulla. Tämä varmistaa läpinäkyvyyden ja helpottaa parannusten seuraamista.
”Yhteinen tekijä näissä tarkastuksissa on ymmärtää, että parannettavaa on aina. Tämä liittyy osittain muuttuvaan sääntelyyn. Erityisesti jos tarkastettavana on uudentyyppinen toimittaja, esiin tulee uusia asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota. Tarkastuksissa ei ole kyse vain toimittajiemme kehittämisestä vaan myös oman tarkastusprosessimme kehittämisestä”, Kristiina sanoo.
Miten toimittaja-auditointiprosessi hyödyttää asiakkaitamme?
Toimittaja-auditoinnit hyödyttävät asiakkaitamme monin tavoin. Tarkastamalla toimittajiemme prosessit voimme taata asianmukaisesti toimivan toimitusketjun. Voimme varmistaa, että asiakkaamme saavat oikeat tuotteet oikeaan aikaan. Toimittajiemme ympäristövaikutusten tarkastus edistää jatkuvia parannuksia sekä kestävän kehityksen sitoumuksemme noudattamista ja tukee asiakkaitamme niiden omissa kestävyystavoitteissa.
Sosiaalista vastuuta koskevien osa-alueiden tarkastaminen antaa asiakkaille varmuuden siitä, että tuotteet valmistaville henkilöille maksetaan oikeudenmukaisesti, etteivät he tee ylitöitä, etteivät he työskentele pakkotyöolosuhteissa ja että he työskentelevät turvallisissa ympäristöissä.
”Kun puhumme toimitusketjusta, emme voi unohtaa sosiaalista vastuuta. On varmistettava, että toimitusketjussa ei ole vastuuttomia, epäeettisesti toimivia ihmisiä. Emme voi vain tuudittautua ajattelemaan, että Euroopan unionissa ei ole ongelmia. Euroopassahan on ollut monia pakkotyötapauksia. On pysyttävä valppaana ja kehitettävä käytäntöjä epäeettistä toimintaa vastaan”, Kristiina korostaa.
Toimittaja-auditointiprosessi liittyy yleisiin eettisiin käytäntöihimme
Koska teemme toimittaja-auditointeja vain kolmen vuoden välein, ymmärrämme, etteivät ne yksin voi taata, että toimittajamme pysyvät vastuullisina ja kestävinä. Nämä auditoinnit ovat kuitenkin ratkaisevassa roolissa eettisissä käytännöissämme ja auttavat meitä matkallamme kohti kestävän kehityksen tavoitteitamme.
”Käytämme paljon resursseja toimittajatarkastusten kehittämiseen. Ymmärrämme, kuinka tärkeitä ne ovat toimitusketjumme kehittämisessä”, Kristiina sanoo.
Pysymällä ajan tasalla toimittajiemme käytännöistä, prosesseista ja työtavoista varmistamme, että toimimme korkeimpien vaatimusten mukaisesti kaikessa toiminnassamme.
Lue lisää
