Zgubiłeś ubrania robocze? Twój szef je zastąpi, ale przygotuj się na podatek!

W obszarze zatrudnienia na pracodawcach spoczywa mnóstwo obowiązków, wśród których najważniejsze jest zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązki te nie są jednak wyłącznie ciężarem pracodawcy; pracownicy również ponoszą obowiązki w tym zakresie. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować konsekwencjami podatkowymi.

Czy można pracować bez odzieży roboczej?

Istnieją sytuacje, w których pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy. Może to mieć miejsce wtedy, gdy pracownik nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego zdolność do pracy w określonych warunkach lub nie posiada wymaganych kwalifikacji, umiejętności czy znajomości przepisów bezpieczeństwa obowiązujących na stanowisku pracy. Pracodawcy nie mogą pozwolić pracownikom na pracę bez niezbędnych środków ochrony indywidualnej (ŚOI) lub odzieży roboczej przeznaczonej do ich stanowisk pracy. Nieodpłatne udostępnienie pracownikom tych przedmiotów należy do obowiązków pracodawcy w sytuacjach:

Gdzie odzież własna pracownika może ulec uszkodzeniu lub znacznemu zabrudzeniu.
Ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa.
Prerogatywą pracodawcy jest określenie w regulaminie rodzajów środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej niezbędnych do zachowania norm bezpieczeństwa i higieny. Dodatkowo pracodawca określa przewidywaną trwałość tej odzieży roboczej.

Zrozumienie własności i odpowiedzialności za odzież roboczą

Należy jednak pamiętać, że kwestia środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej wykracza poza uprawnienia pracowników; obejmuje to również ich odpowiedzialność finansową. Zdarzają się przypadki, gdy pracownicy pomimo przydzielenia im środków ochrony indywidualnej lub odzieży roboczej zgodnie z przepisami, żądają dodatkowych przedmiotów z powodu utraty, kradzieży lub uszkodzenia. W takich przypadkach, chociaż pracodawca musi ponownie wydać przedmioty, należy pamiętać, że pozostają one własnością pracodawcy. Jeżeli zostaną odpowiednio przydzielone i bezpiecznie przechowywane przez pracodawcę (np. w zamykanych szafach), pracodawca ma prawo dochodzić od pracowników odszkodowania za poniesione szkody lub straty, kierując się zasadami rządzącymi powierzonym mieniem z obowiązkiem zwrotu.

Konsekwencje podatkowe alokacji odzieży roboczej

Należy mieć świadomość, że w przypadku wydawania pracownikom środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej częściej niż wynika to z przepisów, wartość rzeczy przekraczająca limit staje się częścią wynagrodzenia pracownika i podlega opodatkowaniu. Zwolnienie podatkowe dotyczy wyłącznie wartości odzieży i obuwia roboczego wydanego pracownikom zgodnie z obowiązującymi przepisami ustalonymi przez pracodawcę. Zatem wszelkie dodatkowe rzeczy otrzymane przez pracownika ponad ustalony limit stanowią część jego dochodu i podlegają odpowiedniemu opodatkowaniu.

Podstawa prawna

Ramy prawne regulujące te kwestie obejmują:

Art. 2376–2378 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r.
Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zrozumienie niuansów prawnych związanych z przydziałem odzieży roboczej i opodatkowaniem jest niezbędne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, aby zapewnić zgodność i uniknąć niezamierzonych konsekwencji finansowych.

Przestrzegając tych przepisów i rozumiejąc związane z nimi konsekwencje podatkowe, pracodawcy i pracownicy mogą poruszać się po zawiłościach związanych z przydziałem odzieży roboczej w sposób jasny i pewny.